Gerente de Oficina de Subastas y Operaciones de Clientes
Westminster
Gerente de Oficina de Subastas y Operaciones de Clientes
Tiempo completo • Westminster
B&D Auctions es una empresa de subastas online activa y consolidada, especializada en antigüedades, objetos de colección, herencias y propiedades únicas. Buscamos un gestor de oficina seguro de sí mismo y altamente organizado que nos ayude a supervisar nuestras operaciones de recepción y mantener nuestro negocio de rápida evolución ordenado, ágil y funcionando sin problemas.
Buscamos a alguien que se dé cuenta de lo que hay que hacer, que cumpla con ella, que comunique con claridad y que esté dispuesto a aprender las muchas partes móviles de nuestro negocio.
La persona adecuada se convertirá en un punto de contacto de confianza para nuestros clientes, consignadores, personal y propietarios, mientras trabajamos estrechamente con el resto de nuestro equipo de subastas.
Lo que harás
El Responsable de Oficina ayudará a gestionar el flujo diario de la oficina y el servicio al cliente de nuestra operación de subastas, incluyendo:
- Responder llamadas entrantes, correos electrónicos y mensajes de clientes de manera profesional y acogedora
- Escuchar atentamente para determinar qué necesita el llamante y ayudarle o dirigir la llamada al miembro del equipo adecuado
- Recopilar suficiente información antes de transferir o escalar una llamada para que la siguiente persona tenga el contexto que necesita
- Dirigir posibles consultas de consignación y ventas al subastador correspondiente
- Ofrecer un servicio al cliente profesional y empático a licitadores y consignadores para fortalecer las relaciones
- Ayudar a los clientes con facturas, pagos, dudas sobre recogida, problemas de cuentas y procedimientos generales de subasta
- Reconocer cuándo una preocupación de atención al cliente puede gestionarse de forma independiente y cuándo debe escalarse
- Programación de citas, recogidas, entregas y otras actividades relacionadas con la oficina
- Mantener registros organizados de clientes, consignadores y subastas
- Asistencia con la comunicación con el consignador, documentación y procesos de pago
- Seguimiento de preguntas pendientes y tareas mediante la resolución
- Comunicación de información entre la oficina, el personal de subastas, el departamento de envíos y el almacén
- Mantener organizados los procedimientos de oficina, calendarios, registros y sistemas administrativos
- Apoyo a las operaciones de oficinas en días de subasta y después de la subasta
- Asumir nuevos proyectos administrativos a medida que evolucionan las necesidades del negocio
- Ayudar con el marketing y la comunicación con el cliente, lo que puede incluir seguir los procesos establecidos para ayudar a preparar correos electrónicos de subasta, anuncios u otras comunicaciones
No esperamos que lo sepas todo desde el primer día
El negocio de las subastas tiene una curva de aprendizaje, y no esperamos que alguien entre por la puerta sabiendo todas las respuestas.
De hecho, preferiríamos que alguien hiciera preguntas antes que adivinar.
Durante la formación, esperamos que hagas preguntas, verifiques información, tomes notas y sigas aprendiendo hasta que estés seguro de la respuesta que das a un cliente o consignador.
A medida que tu conocimiento de nuestros sistemas, políticas, clientes y proceso de subasta crece, también lo hará tu capacidad para gestionar situaciones de forma independiente.
El buen juicio es importante. Parte de este puesto es aprender qué puedes manejar con confianza, quién dentro de la empresa tiene la experiencia para responder a una pregunta concreta y cuándo hay que escalar algo a la propiedad.
El servicio al cliente importa
Nuestros clientes nos contactan por muchas razones diferentes. Algunas conversaciones son sencillas. Otras pueden implicar confusión, frustración, bienes valiosos, pertenencias sentimentales o una herencia que se está gestionando en un momento difícil.
Buscamos a alguien que pueda escuchar primero, comunicarse con empatía, recopilar los hechos y ayudar a llevar la conversación hacia una solución.
Deberías sentirte cómodo hablando por teléfono y comunicándote profesionalmente por correo electrónico y en persona.
La experiencia en subastas es útil pero no necesaria. Podemos enseñar al negocio de las subastas.
Este es un entorno de equipo
Nuestra carga de trabajo cambia a lo largo de nuestro ciclo quincenal de subastas.
Hay momentos en los que la oficina está extremadamente ocupada y otros en que la carga administrativa disminuye. Cuando eso ocurre, esperamos que todos estén dispuestos a cambiar de rumbo y ayudar donde la empresa los necesite.
Eso puede significar ayudar en la subasta, preparar los artículos para recogida, apoyar al departamento de envíos, trabajar en un proyecto especial, organizar una zona o ayudar al equipo a prepararse para la próxima subasta.
Somos una pequeña empresa, y mantener nuestro lugar de trabajo limpio y organizado es una responsabilidad compartida en todo el equipo.
Aquí nadie actúa completamente dentro de su propio carril.
Tecnología y organización
Tener buenas habilidades informáticas es importante para este puesto.
Deberías sentirte cómodo trabajando de forma eficiente con:
- Microsoft Outlook
- Microsoft Excel
- Correo electrónico, calendarios y archivos compartidos
- Software basado en la web y sistemas de gestión de clientes
- Múltiples programas y ventanas de navegador a lo largo de la jornada laboral
No necesitas conocer todos los programas que usamos antes de empezar, pero sí deberías sentirte cómodo aprendiendo nuevas tecnologías y descubriendo nuevos sistemas.
La experiencia con hojas de cálculo, introducción de datos, registro de datos, programación, bases de datos de clientes o software de gestión empresarial es un plus.
Que prosperará aquí
Podrías ser una gran opción si eres:
- Excepcionalmente organizado y bueno llevando un control de los detalles
- Cómodo y profesional al teléfono
- Sé proactivo sin miedo a hacer preguntas
- Un oyente agudo
- Amable y empático, pero al mismo tiempo capaz de hacer cumplir las políticas de la empresa
- Capaz de priorizar cuando varias cosas necesitan atención a la vez
- Bueno siguiendo y cerrando bucles
- Cómodo alternando entre diferentes tipos de trabajo a lo largo del día
- Eficiente y seguro con los ordenadores
- Capaz de aprender nuevos sistemas rápidamente
- Dispuesto a tomar notas, hacer preguntas y adquirir experiencia con el tiempo
- Capaz de mantener la confidencialidad y usar buen juicio
- Cómodo asumiendo nuevos proyectos
- Alguien a quien le gusta crear orden y ayudar a un equipo a mantenerse organizado
La experiencia en gestión de oficinas, banca, atención al cliente, servicios profesionales, gestión de propiedades, logística, hostelería, administración médica u otro entorno administrativo dinámico podría traducirse especialmente bien en este puesto.
Acerca de B&D Auctions
B&D Auctions conecta compradores y vendedores desde 2004. Hoy en día, gestionamos grandes subastas online que incluyen antigüedades, objetos de colección, herencias, muebles, joyas, obras de arte, vehículos y una variedad siempre cambiante de propiedades únicas.
No hay dos semanas exactamente iguales.
Nuestras subastas involucran miles de artículos y requieren que nuestros equipos de fotografía, catalogación, almacén, envío, atención al cliente y administrativos trabajen juntos estrechamente.
Valoramos el profesionalismo, la honestidad, el buen juicio, el trabajo en equipo, la disposición a aprender y a las personas que se sienten orgullosas de hacer bien su trabajo.
Calendario
Este es un puesto a tiempo completo, presencial, en Westminster, Maryland.
Nuestro calendario gira en torno a un ciclo de subastas quincenal, por lo que algunos días son significativamente más ajetreados que otros. El Responsable de Oficina debe sentirse cómodo trabajando dentro de ese ritmo y adaptándose a medida que cambian las prioridades a lo largo del ciclo de subastas.
Beneficios
B&D Auctions ofrece un paquete de compensación competitivo junto con beneficios que incluyen:
- Vacaciones pagadas y baja por enfermedad
- Festivos pagados de la empresa, incluyendo un largo descanso de invierno
- Plan 401(k) con aportación de la empresa
- Beneficios de subastas para empleados
- Un entorno estable y consolidado para pequeñas empresas donde tu trabajo tenga un impacto visible
Lo que realmente buscamos
Podemos enseñar a alguien cómo funcionan nuestras subastas.
Lo que es mucho más difícil de enseñar es la curiosidad, el seguimiento, la empatía, la organización, la adaptabilidad y la disposición a hacer preguntas y aprender.
Si eres de las personas a las que les gusta crear orden, ayudar a la gente, resolver problemas, aprender cosas nuevas y formar parte de un equipo donde todos colaboran, nos encantaría saber de ti.
Compensación: 20,00 $ - 25,00 $ la hora
QUIÉNES SOMOS
B&D Auctions es una casa de subastas de antigüedades y coleccionables establecida que ha estado en el negocio desde 2005 en un entorno de subasta en vivo.
Desde entonces, hemos trasladado nuestra subasta a completamente en línea. ¿Te preguntas qué vendemos? Un poco de todo. Nos especializamos en antigüedades y objetos de colección. En cada subasta veremos oro, plata, joyas, muebles históricos, máquinas de coser, moldes de soplado, Pyrex y mucho más. Si hay un coleccionista para ello, lo hemos subastado.
Nuestras subastas están creciendo cada vez más, con más lotes que los demás. Nuestra misión es mantenernos arraigados en las antigüedades y los objetos de colección. Conectamos compradores y vendedores; coleccionistas con marchantes y dar la bienvenida a los entusiastas de lo vintage.
Nuestras subastas están creciendo cada vez más, con más lotes que los demás. Nuestra misión es mantenernos arraigados en las antigüedades y los objetos de colección. Conectamos compradores y vendedores; coleccionistas con marchantes y dar la bienvenida a los entusiastas de lo vintage.
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